Anmelden, teilnehmen, massenhaft Zeit sparen: Das steht hinter der digitalen Fortbildungsplattform der Hofheimer Tierklinik, die Hauptsache Kommunikation umgesetzt hat. Damit sind sowohl lange Wartezeiten beim Einlass in Präsenzveranstaltungen als auch mühsames manuelles Ausfüllen von Anmeldeformularen und Teilnahmebescheinigungen passé.
Stellen Sie sich vor, Sie wären Tierarzt oder Tierärztin und möchten am Hofheimer Tierärztetag teilnehmen – einer Veranstaltung, ausgerichtet von der Tierklinik Hofheim, die in den vergangenen Jahren enorm gewachsen ist. So enorm, dass sie zum Anziehungspunkt für Spezialisten aus dem gesamten Bundesgebiet und sogar über dessen Grenzen hinaus geworden ist. Dazu noch flankiert von der Hofheimer Tagung für Tiermedizinische Fachangestellte, die ebenfalls in der Hofheimer Stadthalle stattfindet.
Sie sind auf die entsprechende Website gegangen, haben ein Anmeldeformular ausgefüllt oder haben das im Frühjahrsrundbrief angehängte Formular ausgefüllt und verschickt. Nach Zahlung der Gebühr wurden Sie als Teilnehmer registriert, haben am Tag der Veranstaltung (jährlich am 3. Oktober) am Einlass gewartet, das Team hat Ihre Daten abgeglichen und Sie konnten teilnehmen.
Soweit, so gewöhnlich. Doch mit der Vergrößerung des Events, der wachsenden Anzahl der Besucher, Vorträge und Aussteller kam der Wunsch nach automatisierten Prozessen auf. „Wir müssen das digitalisieren!“, lautete daraufhin die einhellige Meinung des HK-Teams, das seit 2012 mit sämtlichen Diensten für eine der größten Kleintierkliniken Deutschlands betraut ist.
Projektleiter Malte Winkler entwickelte daraufhin eine Onlineplattform mit Ticketsystem, die es nun ermöglicht, an sämtlichen Fortbildungsveranstaltungen sowohl digital als auch in Präsenz mit einem Bruchteil des Arbeitsaufwands teilzunehmen.
Wenn Sie also jetzt als Tierarzt oder tiermedizinischer Fachangestellter an diesem Top-Event (oder auch an anderen Veranstaltungen der Tierklinik) teilnehmen möchten, registrieren Sie sich einmalig auf der Fortbildungs-Plattform, klicken auf den entsprechenden Anmeldebutton und erhalten einen QR-Code, mit dem Sie vor Ort am Einlass registriert werden. Das erleichtert nicht nur den Anmeldeprozess für Teilnehmer, sondern auch den Einlassprozess für die Mitarbeiter.
Außerdem wird automatisch erfasst, wer Anspruch auf eine Teilnahmebescheinigung hat, die wiederum einen Tag nach der Veranstaltung per Mausklick zum Download bereitsteht – fertig ausgefüllt mit Namen, Anschrift und Datum des Herunterladens.
Und wer möchte, lädt sich auch gleich noch das Handout der Tagung herunter und schaut sich auf der digitalen Ausstellermesse um, für die die Sponsoren Flyer, Videos und andere Infos bequem auf der Seite hochladen können. Kein Schlangestehen, kein Formular Ausfüllen, kein Verschleiß von Druckerpatronen – es lebe die Digitalisierung!
„Natürlich war das Projekt ein Prozess und hat auch bestimmte Herausforderungen erst in der Praxis gezeigt“, berichtet Malte Winkler. „Dadurch konnten wir die Seite stetig verbessern.“ Rund anderthalb Jahre hat die Entwicklung gedauert, seit 2021 ist die Plattform fertiggestellt. Doch wegen Corona hat der Tierärztetag im vergangenen Jahr nur online stattgefunden. In diesem Jahr am 3. Oktober wird die 22. Ausgabe zum ersten Mal als Hybridveranstaltung ausgerichtet. Besucher entscheiden also, ob sie vor Ort in Hofheim oder online via Zoom-Link den Vorträgen lauschen.
Und auch dabei bietet die Plattform Vorteile. „Sollte es ein Problem mit dem Zoom-Link geben, informieren wir direkt und schnell sichtbar auf der Seite darüber und stellen einen neuen Link zur Verfügung“, erklärt Malte. „Gerade bei technischen Problemen kann man online viel schneller reagieren.“
