Ob es um die Konzeption für eine Kommunikationsstrategie geht oder um eine Landingpage. Eine Markenentwicklung oder die Kreation einer Kampagne – am Anfang steht fast immer ein Workshop. Oder mehrere.
Warum ist der Kick-Off-Workshop so bedeutend? Wie läuft er ab? Und wieviel davon ist Planung und wieviel Improvisation? Wir haben die Antworten und einige Insights auf den HK-Workshop in diesen Beitrag gepackt. Und 7 Regeln aufgeschrieben, die einen HK-Workshop zum Erfolg machen.
1. In Themenzuschnitt und Agenda investieren
Klingt selbstverständlich, ist aber ein bedeutender Aspekt. Der Anfang für ein wichtiges Kommunikationsprojekt oder eine Markenentwicklung sollte nicht einfach so starten, sondern möglichst gut strukturiert.
Insofern sollte der Zuschnitt des Workshops genauso sauber konturiert sein wie die Entwicklung der Agenda. Headline und Unterpunkte müssen passen wie bei einem guten Text. Zudem sollten alle relevanten Player zum Auftakt an einem Tisch sitzen, um den potenziellen Weg zum Ziel zu erarbeiten.
2. Nicht wahllos in die Toolbox greifen
Es ist inspirierend, dass man im Rahmen von Seminaren und Workshops immer wieder neue Spielarten und Tools kennenlernt, mit denen Haltungen und Wahrheiten ermittelt werden können, wie zum Beispiel „Flaschenpost“ oder „Wie würde es ein Kind beschreiben?“.
Bei der Bestückung des eigenen Workshops sollte man aber vor allem auf die Passgenauigkeit achten – sowohl was die Inhalte als auch was die Klientel angeht.
Wichtig: Bevor man neue Tools im Workshop einsetzt, sollte man sie proben. Bei uns findet sich meistens eine Mischung aus erprobten Formaten und neuen Tools.
3. Balance aus Struktur und Freiraum halten
Ein Zeitplan ist unabdingbar – und dennoch kommt es nicht selten vor, dass dieser nicht eingehalten werden kann. Disziplin und Struktur sind bedeutend, aber es ist genauso wichtig, Leine zu geben, wenn Freiräume gefragt sind.
Wenn ein Themenblock mehr Zeit braucht als geplant, sollte man das Restprogramm schon mal nach Einsparpotenzialen abscannen. Auch eine Möglichkeit: Wenn sich ein Punkt als intensiver und langwieriger entpuppt, schauen, ob dieser in einem Extra-Meeting in kleinerer Konstellation (nach-)behandelt werden kann.
4. Rollen definieren
Ein guter Workshop kommt nicht ohne souveräne Moderation aus. Diese muss nicht von ein und derselben Person während der gesamten Workshopdauer übernommen werden. Wichtig ist, dass immer klar ist, wer welche Rolle übernimmt.
Die Moderatorin oder der Moderator ist verantwortlich für den roten Faden, verbindet Positionen und ordnet.
Wir sind häufig in einer Dreierbesetzung vertreten, neben der Moderation sind Protokoll und Libero weitere Funktionen. Libero? Ein Sidekick des Moderators, der auf die Details achtet und zum Beispiel eine überhörte Zwischenfrage beantwortet.
5. Empathisch sein und bleiben
Empathie ist kein Talent, sondern eine Haltung. Nur wer empathisch ist, entdeckt das sogenannte Content-Gold. Kunden haben den Vorteil, dass sie ihr Produkt, Projekt oder ihre Dienstleistung am besten kennen.
Das kann gleichzeitig ein Nachteil sein. Denn der Blick auf das eigene Tun erfolgt selten aus der Distanz. Die Chance, dass man im Workshop aus anderer Perspektive auf die Dinge blickt, sollte genutzt werden. Deshalb: Nachfragen, nachhaken, geduldig sein und die Stellen entdecken, die Kunden selbst gern übersehen.
6. Hands on am gemeinsamen Tisch
Bei allen Vorteilen, die virtuelle Meetingtools wie Teams, Zoom und Co inzwischen bieten – ein physisches Treffen ist fast unersetzbar.
Gemeinsam in einem Raum an einem Tisch zu sitzen, aufeinander zugehen können, sich beobachten, Gesten wahrnehmen oder auch mal gemeinsam an einer Skizze arbeiten – führt unserer Erfahrung nach eher zum Erfolg, als sich den Weg zu sparen und online zu tagen.
7. Gut zusammenfassen und To-dos definieren
Nach dem Workshop ist die Arbeit nicht vorbei. Es ist essenziell, die gemeinsam entwickelten Gedanken, Haltungen, Ideen und Fakten in eine gute Zusammenfassung zu gießen.
Und: eindeutige To-dos festlegen! Es kann gut sein, dass das Nachlesen ein Detail hervorbringt, mit dem der Grundstein für einen weiteren Workshop gelegt wird.
