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Wie sich unangenehme Nebenwirkungen vermeiden lassen

„Ärger per Mausklick“ hat die sehr gute Zeitschrift „Psychologie heute“ in der vergangenen Ausgabe einen Artikel überschrieben. Er beschäftigt sich mit dem Thema berufliche Mails – und passt geradezu ideal zu unserem Kampagnenthema „Klare Botschaften“.

Zu kurz, zu lang, zu uneindeutig oder mit dem falschen Betreff versehen – bei E-Mails gibt es haufenweise Fehlerquellen. Weil die E-Mail (nicht nur) in Deutschland das am häufigsten genutzte Vehikel für den Informationsaustausch ist, geschieht es relativ häufig, dass nicht das empfangen wird, was der Absender oder die Absenderin beabsichtigt hat.

Das liegt in erster Linie daran, „dass Rückkopplungsprozesse in Gestik, Mimik und Tonlage bei der elektronischen Kommunikation wegfallen“, zitiert das Magazin Alexander Unger. Der Dozent für Arbeits- und Organisationspsychologie an der Hochschule für Wirtschaft und Gesellschaft in Ludwigshafen stellt die These auf, dass dies zur Verunsicherung beim Kommunikationspartner führe, „vor allem, wenn es sich um schwierige Inhalte, eine Kritik oder einen eher unangenehmen Auftrag handelt.“ Viele E-Mails hätten demnach „unangenehme Nebenwirkungen“, wirkten ruppig oder seien verstörend.

Ein paar Basics zur E-Mail: Rund 280 Milliarden werden weltweit pro Tag verschickt. Der Zuwachs liege jährlich im zweistelligen Bereich. Ein Großteil davon falle auf innerbetriebliche Verständigung. Die Inhalte laut dem Magazin-Artikel: Ziele konkretisieren, Aufgaben verteilen, Beziehungen aufbauen, Infos austauschen.

Dies habe sich durch die Corona-Restriktionen und den Trend zu mehr Homeoffice noch verstärkt. Doch die Autorin konstatiert: „Als Ersatz für ein persönliches Gespräch […] taugt die E-Mail nur bedingt.“ Vor allem, weil das direkte Feedback ausbleibe. Weil aber bekannt sei, dass „ein Großteil aller Kommunikation auf nonverbalem Weg über Parameter abläuft, die bei der E-Mail keine Rolle spielen, nämlich Körpersprache, Ton und Stimme“ seien Missverständnisse programmiert.

In dem differenzierten, ausführlichen Artikel über drei Doppelseiten finden sich weitere Analysen zu Fallstricken und deren Auswirkungen. Es gibt auch einige hilfreiche Tipps. Neben der Empfehlung, immer höflich zu bleiben, rät die Autorin dazu, vor dem Abschicken noch einmal über die Mail zu lesen und eine inhaltsklare Betreffzeile zu formulieren.

Zudem: Emoticons seien ausdrücklich erlaubt. „Fehlende Gestik oder Mimik oder auch eine ironische oder sarkastische Konnotation einer Aussage dürfen ruhig mit Emoticons ausgeglichen werden, wenn sie der Klarheit dienen.“ Dann bleibe die Kritik hängen, die Person fühle sich aber nicht infrage gestellt.

Kleiner zusätzlicher Tipp von uns: Wir tauschen uns im Agenturalltag über verschiedene Kanäle aus. Randnotizen zu Arbeitsvorgängen werden gerne auch im Chatprogramm übermittelt. Zudem wurde ein WhatsApp-Kanal etabliert, auf dem private, witzige Themen transportiert werden.

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